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So gelingt die erste Videokonferenz

Das kann man sich Spahn

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Zu Beginn jeder Videokonferenz steht immer dieselbe Frage: Womit machen wirs? Für eine kurze Absprache reicht in der Regel ein halbwegs aktuelles Smartphone aus. Für echte Meetings oder längere Konferenzen empfehle ich mindestens ein Tablet, noch besser sind natürlich Notebook oder Desktop-PC. Bei älteren Geräten empfiehlt sich zudem ein externes Mikrofon, in-ears mit eingebautem Mikrofon reichen oft aus. Wer das nicht zur Hand hat und Störgeräusche (etwa Staubsauger oder Straßengeräusche) reduzieren will, kann dafür die kostenfreie Software Krisp verwenden. Für absolute Anfänger könnte die Installation aber etwas hakelig sein.

Wer mit mehreren Teilnehmenden an einem Tisch sitzt, sollte sich unbedingt ein Speakerphone zulegen. Nur so können Teilnehmende auf der anderen Seite des Bildschirms Gespräche gut mitverfolgen. Interne Mikrofone haben oft nur eine kleine Reichweite und brechen zusammen, sobald mehr als eine Person redet. Das Gegenüber versteht dann oft nichts mehr. Das führt zu Gesprächsasymetrien, die unbedingt vermieden werden sollten. Gute Speakerphones gibt es bereits für unter 100€. Bei größeren Räumen ist zudem eine gute Webcam empfehlenswert. Wer noch etwas Geld über hat, kann seinen Raum auch flächendeckend mit Konferenz-Hardware ausstatten lassen. Günstig ist das aber nicht.
Diese kleinen Geräte sind wahre Klangwunder und ein must-have bei mehreren Teilnehmenden. Quelle: YouTube/ Reviews By Tiger
Bei der Software hat jede*r einen eigenen Favoriten. Vorab: Von Open-Source Tools muss ich aktuell leider abraten. Sie sind zwar besonders sicher, allerdings ab drei oder mehr Teilnehmenden so fehlerlastig, dass ein längeres Meeting keinen Spaß macht. Für einfache Videocalls kann ich beispielsweise Zoom, Google Hangouts oder BlueJeans empfehlen. Wen ein Retro-Layout nicht stört, der kann sich an an GoToMeeting versuchen. Eine recht gute Übersicht der Netzbegrünung findet man hier. Ich persönlich verwende seit einiger Zeit Zoom und werde im Folgenden vor allem darauf eingehen. Die nachfolgenden Hinweise können aber auch auf andere Programme übertragen werden.

Schaffe ich das?

Ein Videokonferenz ist heutzutage keine große technische Herausforderung mehr. Wer jedoch schon bei der Bedienung von Office-Programmen an seine*ihre Grenzen kommt, sollte während der Konferenz Unterstützung vor Ort bekommen, ansonsten wird der gesamte Betrieb aufgehalten. Es empfiehlt sich zudem, als Newbie immer etwas früher an Videocalls teilzunehmen, da man dann noch kleinere Fehler beheben kann, ohne die Sitzung zu verzögern.

Die Sitzung

Videocalls scheitern oft deshalb, da sie nicht so diszipliniert und geregelt wie andere Sitzungen verlaufen. Ich empfehle, nahezu alle Regeln, die auch in „normalen“ Meetings gelten, auch digital anzuwenden. Es gibt eine Tagesordnung, Moderierende, Redelisten etc. Sich in eine Redeliste eintragen lassen kann man z.B. per Chat oder in dem man sich „meldet“. Das funktioniert natürlich nur, wenn alle per Videochat zugeschaltet sind. Unbedingt zu vermeiden sind parallel laufende Diskussionen im Chat und per Video. Dann bricht Chaos aus. Es empfiehlt sich, vorher zu kommunizieren ob Fragen (etwa in einem Webinar) per Chat oder Video gestellt werden sollen.

Beispiel eines Zoom-Calls. Man erkennt schnell, warum größere Bildschirme mehr Spaß machen. Quelle: Zoom.us

Bei fast allen Tools kann man sich zudem telefonisch zuschalten. Das ist praktisch, falls man mal unterwegs ist oder keinen Empfang hat, sollte aber nur die ultima ratio sein. Telefonisch zugeschaltete Teilnehmende führen nämlich schnell zu Asymetrien in der Gesprächsführung, da sie keinen Zugriff zum Chat haben und sich nicht „melden“ können, um auf die Redeliste zu kommen. Sie müssen daher zwangsläufig reinrufen, um gehört zu werden. Bei fest geplanten Videokonferenzen sollte daher die Teilnahme per Video möglichst verpflichtend sein. Ausnahmen sind natürlich trotzdem möglich.

Was, wenn was schief geht?

Der häufigste Satz in Videocalls ist wohl: „Kannst du mich verstehen?“. Insbesondere, wenn man zum ersten Mal eine Videokonferenz durchführt, kommen solche Fehler häufig vor. Ich persönlich habe die Erfahrung gemacht, dass nicht browserbasierte Tools (wie Zoom) etwas weniger fehlerlastig sind.

Die Lösung für viele Probleme: Die Auswahl von Mikrofon und Lautsprecher.

Die häufigsten Fehler passieren, weil die Konferenzprogramme die falsche Hardware „ausgewählt“ haben. So kann es zum Beispiel vorkommen, dass das Programm einen mit HDMI-Kabel angeschlossenen Monitor als eine art Lautsprecher identifiziert und darüber versucht, den Ton abzuspielen. Prüft daher in den Einstellungen eures Programmes, ob die richtige Hardware ausgewählt wurde. Meist könnt ihr dies direkt in den Einstellungen testen. Im Zweifel hilft es, den Rechner kurz neu zu starten.

Und nun?

Wie so häufig gilt: Probieren geht über Studieren. Die erste Videokonferenz wird alles andere als Perfekt. Das ist okay. Videokonferenzen sind etwas neues und müssen getestet werden. Am Ende kann man nur durch probieren herausfinden, welches System und welche „Regeln“ für einen Anwendbar sind. Wenn man es aber einmal hinbekommen hat, kann es auch Außerhalb von Quarantänezeiten eine sinnvolle Erweiterung der internen Kommunikation sein